PENTINGNYA KESAN PERTAMA BAGI TAMU

Kesan pertama akan menentukan kelancaran terhadap proses suatu Hotel , selanjutnya ketika anda ingin berhubungan dengan orang lain. Dengan image positif, anda akan lebih mudah untuk meraih tujuan yang ingin dicapai (jika ada). Misalnya, anda ingin mendapatkan sesuatu yang anda anggap penting dari seseorang , Dengan membangun image positif sejak awal, anda telah memegang kendali dari apa yang ingin anda lakukan. Selain itu dari kesan pertama, anda telah membuka peluang untuk mendapatkan penilaian yang baik dari tamu .

Kesan pertama adalah kesempatan pertama, yang terkadang merupakan satu-satunya kesempatan untuk memberi gambaran terhadap seseorang mengenai siapa diri kita, sesuatu yang biasanya melekat selamanya dan sulit diubah. Inilah salah satu alasan kenapa kesan pertama begitu penting dalam kaitannya dengan cara pandang orang lain terhadap kita, serta menjadi penentu apakah mereka ingin mengenal kita lebih jauh.

Kita boleh tidak percaya akan hal ini. Tapi seperti itulah kenyataan yang sering terjadi. Untuk tahap awal, kita ibarat sebuah cermin bagi orang lain. Dengan bersikap baik (positif), peluang kita untuk mendapatkan hal-hal yang baik akan lebih besar. Walaupun mungkin  terkadang tidak bersifat mutlak, tapi tidak salah jika sebagian orang punya kecenderungan mengambil simpulan tentang kita pada kesan pertama. Kesan pertama yang telanjur direkam oleh orang lain dan ternyata tidak sesuai dengan realitas kita yang sesungguhnya  akhirnya akan menciptakan sebuah ungkapan ”Oh, ternyata….’’ Seperti ini

Dari manakah orang memiliki kesan pertama terhadap orang lain? Berdasarkan penelitian Albert Mehrabian (Ranjjit Singh M) dalam bukunya ”Enhancing Personal Quality” (2004) diungkapkan bahwa sebanyak 55 persen kesan pertama ditentukan secara visual oleh penampilan, bahasa tubuh, ekspresi wajah; 33 persen oleh nada suara; dan hanya 7 persen oleh ucapan kata-kata. Jadi, ketika bertemu dengan seseorang untuk kali pertama, bagaimana kita menampilkan diri dan mengatakan sesuatu lebih penting ketimbang ucapan aktual.

Apa itu Front Office?

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Front office department yang mempunyai tugas utama sebagai salah satu subordinat room division adalah menjual kamar sebanyak-banyaknya sesuai kapasitas yang dimiliki serta tarif atau harga kamar yang telah ditentukan. Front office juga mempunyai peran penting dalam memberikan informasi penting kepada tamu, karena front office merupakan jantung dari hotel dimana tempat tamu pertama kali memperoleh informasi. Salah satu seksi yang sangat berperan dalam hal memproses pemesanan kamar adalah reservation section. seorang reservation section harus mengerti bagaimana cara menangani tamu baik yang akan check in, check out atau yang akan pindah kamar.

Front Office Department  adalah suatu bagian depan dari suatu hotel, sbg penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar. Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian inilah yang pertama dan terakhir dari tamu. Tamu akan datang ke hotel akan regestrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.

Pentingnya The First Contact atau First Impression

Kesan pertama tamu menerima fasilitas penginapan selama pendaftaran sangat penting dalam menetapkan nada untuk perhotelan dan membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Para tamu yang disambut dengan ucapan yang tulus akan merespon positif ke hotel dan akan mengharapkan hospilatily serupa dari karyawan hotel lainnya. Jika tamu menerima setengah hati selamat datang, ia tidak akan antusias tentang fasilitas penginapan dan akan lebih mungkin untuk menemukan kesalahan dengan hotel selama kunjungan. Tamu selalu mengharapkan setiap hari untuk diperlakukan dengan hormat dan kepedulian.Agar tamu tersebut datang kembali dengan pelayanan yang baik dan tamu tersebut merasa puas.

Apa yang merupakan sambutan hangat? Ini bervariasi. Ini dimulai dengan meja depan karyawan yang berempati dengan perasaan traveler. Para karyawan hotel yang perhatian dari penumpang dalam keadaan yang lebih mungkin untuk menanggapi mereka dengan cara pemahaman yang positif.

Berikut adalah cara mudah untuk  membuat  first impression yang baik :

 

Fungsi dan Peranan Kantor Depan

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan

dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan
pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IMPRESSION TO OUR GUESTS ” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).